De COVID-pandemie heeft duidelijk een enorme impact op mens en economie. In de wereld van Corporate Real Estate en de kantoorwerkplekken heeft het bijvoorbeeld geleid tot versnelde transitie naar Agile werken. Dit leek een jaar geleden voor veel organisaties nog ondenkbaar. De traditionele opvatting van een werkdag die plaatsvindt op kantoor, is niet langer een feit.
Als gevolg van deze verschuiving zijn veel organisatie de rol en kosteneffectiviteit van hun kantoorgebouwen opnieuw aan het evalueren. Een traditionele 1-op-1 werkplekratio is nog kostbaarder geworden nu het personeel gewend is geraakt aan het thuiswerken. Dit betekent dat werkplekken en vergaderkamers minder vaak gebruikt zullen worden, wat leidt tot een gemiddeld lage bezettingsgraad.
Ondanks deze ontwikkelen maken organisaties dezelfde kosten voor de huur, schoonmaak, nutsvoorzieningen en andere faciliteiten. Je zou zelfs kunnen stellen dat dit een risico vormt voor het concurrentievermogen. De kosteneffectiviteit van de kantoorruimte zou uiteindelijk zelfs een KPI kunnen worden voor de duurzaamheid van de organisatie.
Een extra factor die de complexiteit vergroot is de onvoorspelbaarheid van de dagelijkse vraag naar werkplekken. Simpelweg uitgaan van een 1-op-1 werkplekratio is verleden tijd en niet meer van toepassing. Hoe kunnen we dan bepalen wat het optimale aantal werkplekken moet zijn?
Dit is waar data en inzicht in het gebruik van werkplekken om de hoek komt kijken.
De sleutel naar een optimale beschikbaarheid van kantoorwerkplekken ligt in de data – actuele, real-time en gedetailleerde gebruikersdata. Waardevolle inzichten worden verkregen door het gedrag van de gebruikers in de werkomgeving te monitoren met slimme bezettingsgraad sensoren. Kantoorruimte die op sommige dagen intensief worden gebruikt, kunnen een indicator zijn van een tekort aan werkplekken en vergaderruimtes. Wat kan leiden tot frustratie bij werknemers en een lagere productiviteit. Bij ruimtes met een lage bezettingsgraad kan daarentegen sprake zijn van structurele en kostbare overcapaciteit. Om het gebruik te optimaliseren wijst de verkregen data en inzichten uit of deze werkplekken en vergaderruimtes anders moeten worden ingedeeld of samengevoegd kunnen worden.
De iotspot Smart Workspace sensoren stellen organisaties in staat om de daadwerkelijke bezetting van de kantoorruimte te monitoren. Het levert waardevolle data op, om een optimale efficiëntie van het kantoor te bereiken, met behoud van een hoog niveau van beschikbaarheid en service voor de werknemer.
Slimme werkplek- en vergaderruimtesensoren meten het gebruik van de werkomgeving. Sinds kort kan zelfs het aantal personen in een ruimte worden gemonitord.
Mark van de Logt, commercieel directeur van iotspot: “de slimme werkpleksensoren die Ubiqisense ontwikkelt maken gebruik van geavanceerde technologie. Ze bieden aanvullende, gedetailleerde en waardevolle data die onze klanten helpt om voortdurend nieuwe mogelijkheden te identificeren en de kantoorruimte te optimaliseren voor meer productiviteit. Als we bijvoorbeeld weten dat de kostbare, grotere vergaderruimtes gemiddeld door twee of drie mensen worden gebruikt, is dat een kans voor verbetering.”
Geschat wordt dat werknemers gemiddeld 3,5 uur per week kwijt zijn aan het vinden van een vergaderruimte. Met de opkomst van een hybride werkconcept, waarbij onduidelijk is wanneer collega’s op kantoor werken, is het risico op het verspillen van tijd nog groter. Het nieuwe normaal is een flexibele kantooromgeving met open ruimtes, om deze omgeving optimaal te beheren is technologie nodig die het toekomstige kantoor intelligent maakt.
“Het nemen van de stap naar het toekomstige kantoor met bewezen technologie zal het verschil maken voor elke organisatie die zich focust op het creëren van een kantooromgeving gericht op de werknemer. Het iotspot Smart Workspace Platform in combinatie met UbiqiSense’s IoT sensoren en analytics software, biedt organisaties een end-to-end oplossing die toekomstbestendig, schaalbaar een eenvoudig te gebruiken is, “zegt Raziel Bareket, Chief Commercial Officer van UbiqiSense.
Krijg toegang tot de demo of vraag een gratis starter kit aan.