Onlangs publiceerden we een blog over het nieuwe – hybride – werken en de impact hiervan op werkplekmanagement. Dat ook het gebruik van vergaderruimtes als gevolg van het vele thuiswerken is veranderd, komt dan ook niet als een verrassing. Toen we tijdens de coronapandemie massaal thuiswerkten, vonden meetings plaats via Zoom of Teams, en stonden vergaderruimtes leeg. Nu we weer (deels) naar kantoor terugkeren, is het tijd om het gebruik van de beschikbare ruimte eens kritisch onder de loep te nemen.
Want de verwachting is dat we niet meer zullen terugkeren naar ‘het oude normaal’. Dat teams steeds vaker vanaf verschillende plekken en op variërende tijden – asynchroon dus – zullen werken. Het kantoor niet meer alleen als werkplek, maar ook als ontmoetingsplek, dát is hoe de toekomst eruit ziet. Met vergaderruimtes die steeds vaker worden gebruikt voor online meetings of remote koffiemomenten, een-op-een of in kleine groepjes.
Behoefte vs. beschikbaarheid
Maar kantoor- en vergaderruimte is duur, en dus is het niet meer dan logisch dat steeds meer C-level managers zich afvragen of al die ruimte nog wel nodig is. Soms hebben medewerkers moeite om een geschikte ruimte te vinden, terwijl het gevoel heerst dat er voldoende plek voorhanden is. Hoe dat komt? Meestal is het simpelweg een geval van beschikbaarheid die niet of onvoldoende aansluit op de behoefte van medewerkers.
Want wat is eigenlijk de bezettingsgraad van de bestaande vergaderruimtes? Waarvoor worden ze gebruikt? Hoeveel mensen maken deel uit van een vergadering? Aan welke ruimtes geven medewerkers de voorkeur? Hoe vaak komt het voor dat vergaderruimtes worden geboekt, maar uiteindelijk toch niet worden gebruikt?
Oftewel: hoeveel behoefte aan vergaderruimte is er eigenlijk?
Dit zijn allemaal relevante vragen die stuk voor stuk een enorme impact hebben, enerzijds op medewerkers die een plek zoeken, en anderzijds op de steeds hoger wordende kosten die het huren van kantoorruimte met zich meebrengt.
Spook- en zombiemeetings
Hoe vaak gebeurt het niet dat ruimtes worden gereserveerd voor meetings die uiteindelijk om wat voor reden dan ook niet doorgaan? Eenmalige meetings waarvoor niemand komt opdagen, spookmeetings. Of misschien nog wel vervelender: een reeks meetings op steeds dezelfde dag en tijd, die vooraf wordt ingepland en die meerdere keren niet doorgaat, de zogenaamdezombiemeetings. Volgens onderzoek resulteren zombiemeetings gemiddeld zelfs in 40% no-shows!
Vaak vergeten mensen simpelweg om de geboekte vergaderruimte te annuleren, worden ruimtes maanden van tevoren geboekt en is degene die de meeting(reeks) heeft georganiseerd inmiddels vertrokken, of vindt de meeting uiteindelijk online of in de koffiecorner plaats.
Hoe dan ook, het resultaat is dat ruimtes ongebruikt blijven terwijl ze wel zijn geblokt, waardoor andere werknemers achter het net vissen.
Zelden vol
Kijk ook eens naar de grootte van de vergaderruimtes. Vaak reserveren medewerkers de ruimte die ze gewend zijn, die het dichtst bij hun werkplek is, die zogenaamd bij een bepaalde afdeling hoort, of die bepaalde voorzieningen biedt, bijvoorbeeld voor videobellen. Steeds dezelfde ruimte, ongeacht het aantal mensen dat aan de meeting deelneemt.
Vaak ook worden ruimtes geboekt op basis van het totale aantal mensen, inclusief videodeelnemers, terwijl het aantal fysieke deelnemers natuurlijk leidend zou moeten zijn.
Het resultaat is dat vooral grote vergaderruimtes zelden vol zitten, terwijl de behoefte aan ruimte zo groot is. En lang niet altijd voor groepsvergaderingen, maar steeds vaker voor spontaan een-op-een overleg en ongeplande conference calls. Zou het in dit geval niet veel efficiënter zijn om meerdere kleinere ruimtes beschikbaar te maken in plaats van een paar grote?
Meten is weten
Maar het herinrichten van kantoor- en vergaderruimte doe je natuurlijk niet alleen op basis van een onderbuikgevoel. Daarvoor is inzicht nodig. Inzicht in de bezettingsgraad van de verschillende ruimtes én in het gebruik ervan.
Worden grote ruimtes structureel geboekt voor een veel kleiner aantal deelnemers? Zijn meetings vaak voortijdig afgelopen, of gaan ze überhaupt niet door? Welke apparatuur wordt gebruikt?
Alleen met deze inzichten kom je erachter wat de behoefte is qua aantallen, grootte en functionaliteit. Alleen zo bepaal je de juiste capaciteit en kun je het gebruik van de verschillende ruimtes optimaliseren.
Slimme sensoren
Handmatig meten heeft hiervoor geen zin. Enerzijds omdat het tijdrovend en foutgevoelig is, en anderzijds omdat medewerkers hun gedrag nu eenmaal – bewust of onbewust – aanpassen zodra ze weten dat er op hen wordt gelet. Helaas is de kans groot dat ze na de meetperiode weer terugvallen in hun oude gedrag.
De enige manier om betrouwbare data te verzamelen is om elke ruimte te voorzien van sensoren. Een sensor die continu de bezettingsgraad meet en een die het aantal personen in de ruimte telt dankzij slimme technologie waarmee silhouetten van personen kunnen worden waargenomen, ook als ze stilzitten. Een klimaatsensor meet bovendien het CO2-gehalte, de temperatuur en luchtvochtigheid, waarden die bijdragen aan een prettige luchtkwaliteit waarin productief kan worden gewerkt.
Met de vergaderruimtesensoren van iotspot weet je binnen de kortste keren of de verschillende ruimtes efficiënt worden benut. De dashboards tonen real-time data, zodat je doorlopend vinger aan de pols kunt houden en beslissingen kunt nemen op basis van feiten. Beslissingen die een enorme impact kunnen hebben op het vergroten van de productiviteit én op het verlagen van de kantoorkosten.
Supersimpel boeken vanuit de app of browser
Behalve slimme sensoren biedt het smart workspace platform van iotspot ook een app waarin medewerkers niet alleen zien welke ruimte beschikbaar is, maar deze ook supersimpel kunnen boeken, vanaf kantoor of gewoon vanuit huis. Zo verspillen ze geen tijd meer aan het zoeken naar een beschikbare ruimte. De app kan bovendien worden geïntegreerd met o.a. Google Calendar en Microsoft Outlook 365.
Bij aankomst op kantoor begeleidt de app hen naar de geboekte vergaderruimte. Ledverlichting geeft voor iedere ruimte weer of deze beschikbaar (groen), bezet (rood) of gereserveerd (blauw) is. Door het scannen van een NFC-tag zijn ruimtes ook à la minute ter plekke te boeken.
Dankzij de no-show functionaliteit in de sensor worden vergaderruimtes die niet op de gereserveerde tijd in gebruik worden genomen, automatisch weer vrijgegeven, waardoor de app altijd real-time informatie weergeeft. Wanneer een ruimte wordt geboekt voor een reeks terugkerende meetings waarvan er drie op rij niet doorgaan, dan wordt de ruimte voor de rest van de reeks vrijgegeven en een melding naar de organisator gestuurd.
Het resultaat? Optimaal gebruik van vergaderruimtes en meer werkgemak voor medewerkers!
Productief en efficiënt samenwerken
Feit is dat het werklandschap de komende jaren nog in beweging zal blijven. Dat is een van de redenen dat veel bedrijven en organisaties op zoek zijn naar een nieuwe manier van werken. Een nieuwe werkomgeving die rekening houdt met de wensen van medewerkers, maar ook werkbaar – en betaalbaar! – is voor de organisatie.
Juist omdat het werklandschap zo veranderlijk is, is het belangrijk om flexibel te blijven en geen keuzes te maken die straks in de praktijk niet blijken te werken.
Dankzij de smart workspace technologie van iotspot kun je het gebruik van de verschillende ruimtes doorlopend monitoren en dynamisch blijven inspelen op de behoeftes van medewerkers. Zo stimuleer je de onderlinge samenwerking en vergroot je de productiviteit en efficiëntie van vergaderingen.
Ben je benieuwd hoe ons smart workspace platform al binnen een paar dagen het verschil kan maken voor jouw organisatie? Ons team staat voor je klaar, maak gerust een afspraak voor een vrijblijvend gesprek of demo! Wij helpen je graag op weg.
Over iotspot
Bij iotspot draait alles om de mensin de werkomgeving. Om vertrouwen, transparantie, samenwerking en openheid. Alles wat we doen is erop gericht om mensen in staat te stellen te beslissen wanneer, waar en met wie ze willen werken. Met het kantoor alsde plek om het team en collega’s te ontmoeten.
Het iotspot smart workspace platform ondersteunt organisaties om deze manier van werken te faciliteren. Het creëert een aantrekkelijke werkomgeving en zorgt voor een duurzame toekomst.
De afgelopen jaren heeft iotspot zich ontwikkeld tot een organisatie met een gemotiveerd team en een waardevol partnernetwerk. Samen streven we naar het leveren van de beste service, producten en innovaties.
Krijg toegang tot de demo of vraag een gratis starter kit aan.