Je zit eindelijk in je stoel en het bordje fasten-your-seatbelt gaat aan. Terwijl de mensen zich installeren voor de vlucht, lopen twee stewardessen door het vliegtuig. De ene van voor naar achter, de andere van achter naar voor. Beiden hebben een handmatige klik teller om het aantal passagiers aan boord te controleren. Het vliegtuig kan vertrekken op voorwaarde dat beide stewardessen evenveel personen tellen en dit aantal gelijk is aan het aantal passagiers dat aan boord zou moeten zijn. Zo niet, dan moeten ze opnieuw tellen en controleren.
Het is een complex proces dat verrassend vaak voorkomt. Echter is het ook een cruciaal proces, vooral in tijden waarbij een passagier met ingecheckte bagage, die niet aan boord blijkt te zijn, een alarmerende situatie kan betekenen.
Bij veel organisaties doet de manier waarop de bezettingsgraad wordt gemeten denken aan de ervaring in vliegtuigen. Uiteraard zijn er ook andere manier om de aanwezigheid te monitoren zoals een systeem voor toegangscontrole waarbij mensen een badge moeten gebruiken. Echter, hoe wordt er dan rekening gehouden met bijvoorbeeld beweging in het kantoorgebouw en vergaderen in de cafetaria?
Vergelijk dat nu eens met de led-indicatoren voor parkeerplaatsen in parkeergarages. De led-indicatoren staan automatisch op groen, wanneer sensoren waarnemen dat er een auto op de parkeerplaats staat wordt de desbetreffende led-indicator rood. Met de kleur blauw kan worden aangegeven dat een parkeerplaats is gereserveerd voor gezinnen met kleine kinderen of mindervaliden. Op deze manier is het eenvoudig om een parkeerplaats te vinden en om de bezetting te beheren. Er wordt real-time getoond welke parkeerplaats beschikbaar is, zonder het gebruik van ingewikkelde formules die de bezetting berekent d.m.v. het aantal beschikbare plaatsen min de auto’s die de parkeergarage in en uit zijn gereden inclusief een marge die rekening houdt met uitzondering.
Je begrijpt het al! Sensoren die de bezettingsgraad nauwkeurig meten en continu, accurate data genereren, zijn niet alleen praktischer, maar leveren ook een schat aan waardevolle informatie.
Inzicht in één gebouw is waardevol, maar stel je voor dat het inzicht in de beschikbaarheid van alle parkeergarages gecombineerd is in een navigatiesysteem. Iedereen kan in de auto zien waar een parkeerplek beschikbaar is. Daarnaast kunnen belangrijke beslissingen over o.a. het aanleggen van nieuwe parkeerplaatsen, de verkeersdoorstroming en de voorkeur van bezoekers worden genomen op basis van feiten. Dit voorbeeld is natuurlijk een metafoor voor het beheer van werkplekken. Hoe weet je als organisatie of er voldoende kantoorruimte is in een bepaalde stad of regio? Is een uitbreiding wenselijk of kunnen er juist overbodige vierkante meters worden afgestoten?
Je kun toch wel een dataset downloaden van de toegangscontrolesystemen? Of een groep studenten inhuren? Als we het voorbeeld van het vliegtuig er weer bij pakken, dan is dit vergelijkbaar met het tellen van alle personen aan boord terwijl de deuren nog open zijn voor in- en uitstappende passagiers. Het was al een complex proces, maar denk je dat dit de accurate informatie oplevert?
Stel het is mogelijk om, net zoals in het voorbeeld van de parkeergarages, een aantal sensoren in het kantoorgebouw te installeren. Zou dat niet interessant zijn? Het is een geweldige eerste stap om inzicht te krijgen in het gebruik van de werkomgeving en om te meten of er gebrek is aan kantoorruimte of dat er juist overbodige vierkante meters zijn. De eerste stap is het installeren van de sensoren. Deze meten, real time en anoniem, de aanwezigheid van mensen in ruimtes. Dit 24 uur per dag, 7 dagen in de week. Dit betekent dat er in 3 maanden tijd 13.000 datapunten worden verzameld. Daarmee krijg je als organisatie inzicht in het gebruik van de kantoorruimte en is het mogelijk om op feite gebaseerde beslissingen te nemen. Beslissingen over de juiste hoeveelheid vierkante meters en aantal werkplekken ten opzichte van de kosten en tevredenheid van werknemers.
Krijg toegang tot de demo of vraag een gratis starter kit aan.