Nous avons récemment publié un blog sur le nouveau mode de travail - hybride - et son impact sur la gestion du lieu de travail. Il n'est donc pas surprenant que l'utilisation des salles de réunion ait également changé en conséquence. Lorsque la plupart d'entre nous travaillaient à domicile pendant la pandémie, les réunions se déroulaient via Zoom ou Teams, et les salles de réunion restaient vides. Maintenant que nous sommes revenus au bureau, du moins en partie, il est temps de jeter un regard critique sur l'utilisation de l'espace disponible.
En effet, on s'attend à ce que nous ne revenions pas à "l'ancienne normalité". Au contraire, les équipes travailleront de plus en plus à partir de différents endroits et à différents moments, c'est-à-dire de manière asynchrone. Le bureau n'est plus seulement un lieu de travail, mais aussi un lieu de rencontre et d'échange. Voilà à quoi ressemble l'avenir. Les salles de réunion seront de plus en plus utilisées pour des réunions en ligne ou des rencontres à distance à la machine à café, en tête-à-tête ou en petits groupes.
Besoin ou disponibilité
Mais les bureaux et les salles de réunion coûtent cher. Il est donc normal que de plus en plus de cadres supérieurs se demandent si tous ces espaces sont encore nécessaires. Parfois, les employés ont du mal à trouver une salle de réunion appropriée, alors que le sentiment général est qu'il y a suffisamment d'espace disponible. Comment cela se fait-il ? En général, il s'agit simplement d'une disponibilité qui ne répond pas aux besoins des employés, ou du moins pas suffisamment.
La question est la suivante : quel est le taux d'occupation des salles de réunion existantes ? À quoi servent-elles ? Combien de personnes participent à chaque réunion ? Quels sont les espaces préférés des employés ? Combien de fois les salles de réunion sont-elles réservées mais ne sont finalement pas utilisées ?
En d'autres termes : de combien d'espace de réunion a-t-on réellement besoin ?
Autant de questions pertinentes qui ont chacune un impact considérable, tant sur les employés à la recherche d'un lieu de rencontre que sur les coûts toujours croissants liés à la location d'espaces de bureaux.
Rencontres de fantômes et de zombies
Trop souvent, des salles sont réservées pour des réunions qui n'ont finalement pas lieu, quelle qu'en soit la raison. Des réunions ponctuelles auxquelles personne ne se présente, également appelées " réunions fantômes". Ou peut-être plus ennuyeux encore : une série de réunions organisées le même jour et à la même heure, programmées à l'avance et annulées à plusieurs reprises, appelées " réunions zombies". Selon une étude, les réunions zombies entraînent en moyenne 40 % d'absences !
En général, les gens oublient tout simplement d'annuler la salle de réunion réservée. Ou bien les salles sont réservées des mois à l'avance et la personne qui a organisé la réunion (série) a quitté l'entreprise. Ou encore, la réunion se déroule en ligne ou dans le coin café.
Dans un cas comme dans l'autre, les espaces restent inutilisés pendant qu'ils sont bloqués, ce qui fait que d'autres employés n'en profitent pas.
Rarement complet
Un autre élément à prendre en considération est la taille des salles de réunion. Les employés réservent souvent l'espace qu'ils connaissent, celui qui est le plus proche de leur lieu de travail ou qui est censé appartenir à leur service, ou encore celui qui offre certains équipements, par exemple pour les appels vidéo. Toujours la même salle, quel que soit le nombre de participants à la réunion.
En outre, les salles sont souvent réservées en fonction du nombre total de personnes, y compris les participants vidéo, alors que le nombre de participants physiques doit bien entendu être prépondérant.
Il en résulte que les salles de réunion particulièrement grandes sont rarement pleines, alors que le besoin d'espace est si important, non pas toujours pour des réunions de groupe, mais de plus en plus pour des réunions individuelles spontanées et des conférences téléphoniques non planifiées. Dans ce cas, ne serait-il pas beaucoup plus efficace de mettre à disposition plusieurs petites salles de réunion plutôt que quelques grandes ?
Mesurer, c'est savoir
Mais bien sûr, on ne réaménage pas un bureau ou un espace de réunion sur la seule base d'une intuition. Il faut faire preuve de perspicacité. Une connaissance du taux d'occupation des différents espaces et de leur utilisation.
Les grandes salles sont-elles structurellement réservées pour un nombre beaucoup plus restreint de participants ? Les réunions se terminent-elles souvent prématurément ou finissent-elles par ne pas avoir lieu ? Quel est l'équipement utilisé ?
Ce n'est qu'à partir de ces informations que vous pourrez déterminer les besoins en termes de nombre, de taille et de fonctionnalité. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez déterminer la capacité correcte et optimiser l'utilisation des différents espaces.
Capteurs intelligents
Les mesures manuelles ne sont d'aucune utilité dans cet exercice. D'une part, parce qu'elle prend du temps et qu'elle est sujette à des erreurs, et d'autre part, parce que les employés adaptent simplement leur comportement - consciemment ou inconsciemment - dès qu'ils savent qu'ils sont surveillés. Malheureusement, il y a de fortes chances qu'ils reviennent à leur ancien comportement après la période de mesure.
La seule façon de recueillir des données fiables est d'équiper chaque pièce de capteurs. Un capteur qui mesure en permanence le taux d'occupation et un autre qui compte le nombre de personnes présentes dans la pièce grâce à une technologie intelligente qui détecte la silhouette des personnes, même lorsqu'elles sont assises. En outre, un capteur climatique mesure les niveaux de CO2, la température et l'humidité ; des valeurs qui contribuent à une qualité d'air confortable dans laquelle les gens peuvent travailler de manière productive.
Grâce aux capteurs de salles de réunion d'iotspot, vous saurez en un clin d'œil si les différentes salles sont utilisées de manière efficace. Les tableaux de bord affichent des données en temps réel, ce qui vous permet de suivre en permanence l'évolution de la situation et de prendre des décisions basées sur des faits. Des décisions qui peuvent avoir un impact considérable sur l'augmentation de la productivité et la réduction des frais de bureau.
Réservation très facile à partir de l'application ou du navigateur
Outre des capteurs intelligents, la plateforme d'espace de travail intelligent d'iotspot propose également une application permettant aux employés non seulement de vérifier quel espace de réunion est disponible, mais aussi de le réserver très facilement, depuis le bureau ou la maison. Ainsi, ils ne perdent plus de temps à chercher un espace disponible. L'application peut être intégrée, entre autres, à Google Calendar et à Microsoft Outlook 365.
Lorsque les employés arrivent au bureau, l'application les guide jusqu'à la salle de réunion réservée. L'éclairage LED de chaque salle indique si elle est disponible (vert), occupée (rouge) ou réservée (bleu). En scannant un tag NFC, les salles peuvent également être réservées sur place.
Grâce à la fonctionnalité "no-show" du capteur, les salles de réunion qui ne sont pas occupées à l'heure réservée sont automatiquement libérées, de sorte que l'application affiche toujours des informations en temps réel. Lorsqu'une salle est réservée pour une série de réunions récurrentes dont trois d'affilée sont annulées, la salle est libérée pour le reste de la série et une notification est envoyée à l'organisateur.
Le résultat ? Une utilisation optimale des salles de réunion et une plus grande facilité de travail pour les employés !
Collaborer de manière productive et efficace
Le fait est que l'environnement de travail continuera à changer dans les années à venir. C'est l'une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises et organisations sont à la recherche d'une nouvelle façon de travailler. Un nouvel environnement de bureau qui tienne compte des souhaits des employés, mais qui soit également réalisable - et abordable ! -pour l'organisation.
C'est précisément parce que l'environnement de travail est si changeant qu'il est important de rester flexible et d'éviter de faire des choix qui s'avèrent inefficaces dans la pratique.
Grâce à la technologie de l'espace de travail intelligent d'iotspot, vous pouvez surveiller en permanence l'utilisation des différents espaces et continuer à répondre de manière dynamique aux besoins des employés. C'est ainsi que l'on stimule la coopération et que l'on augmente la productivité et l'efficacité des réunions.
Vous êtes curieux de savoir comment notre plateforme d'espace de travail intelligent peut faire la différence pour votre organisation en l'espace de quelques jours seulement ? Notre équipe est là pour vous aider, alors n'hésitez pas à prendre rendez-vous pour un chat ou une démonstration! Nous sommes heureux de vous aider à progresser.
À propos d'iotspot
iotspot se concentre sur les personnes dans l'environnement de travail. Il s'agit de confiance, de transparence, de coopération et d'ouverture. Tout ce que nous faisons est axé sur l'autonomisation des personnes qui décident quand, où et avec qui elles veulent travailler. Le bureau est l'endroit où l'on rencontre l'équipe et les collègues.
La plateforme d'espace de travail intelligent iotspot aide les organisations à faciliter ce mode de travail. Elle crée un environnement de travail attrayant et garantit un avenir durable.
Ces dernières années, iotspot est devenue une organisation dotée d'une équipe motivée et d'un précieux réseau de partenaires. Ensemble, nous nous efforçons de fournir le meilleur service, les meilleurs produits et les meilleures innovations.
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